Autor: Reinhard F. Leiter, Executive Coach München (Abdruck honorarfrei)
Die zunehmende Komplexität und der steigende Veränderungsdruck im heutigen Wirtschaftsleben erweisen sich für viele Manager immer öfter als unüberwindliche Hürde auf dem Weg zu einer überzeugenden Kommunikation. Sein Anliegen in eine Geschichte zu kleiden, ist seit Jahrhunderten ein wirkungsvolles Mittel, um Menschen dazu zu bewegen, sich dem Anliegen zu öffnen. Menschen können sich einer emotional verknüpften Kette von Fakten – einer Geschichte – nicht entziehen. Das liegt in ihrer DNA. Ohne eine Geschichte haben Fakten für die allermeisten Menschen keine Bedeutung.
Geschichten vermitteln Wissen und Motivation
Die Zuhörer haben in der Regel nur eine geringe Aufmerksamkeitsspanne. Eine fesselnde und konsistente Geschichte behandelt daher nur drei Themen, die die überzeugendsten Gründe sind, warum das Publikum von der Präsentation überzeugt werden sollte. Informationen, die in eine Geschichte gekleidet sind, sind einprägsamer und aussagekräftiger als nackte Fakten. Geschichten vermitteln sowohl das Wissen, wie man handelt, als auch die Motivation zum Handeln. Voraussetzung ist aber, dass die Geschichten einfach sind und die Kernbotschaft widerspiegeln. Glaubwürdige Ideen wecken das Interesse der Menschen. Eine richtige Geschichte veranlasst die Menschen zum Handeln, weil eine Geschichte mit sichtbaren Zielen und Hindernissen die Zuhörer in einen Problemlösungsmodus versetzt. Das Geheimnis einer exzellenten Präsentation besteht also darin, eine Geschichte so darzustellen, dass die Zuhörer sie glauben, verstehen und sich in der Zeit zwischen der Präsentation und einer Entscheidung daran erinnern.
Die Kraft der mentalen Simulation
Wenn wir eine Geschichte hören, simulieren wir sie im Geiste. Die mentale Simulation hilft uns dabei, angemessene Reaktionen auf künftige Situationen vorauszusehen. Wenn wir uns einen möglichen Streit mit unserem Chef vorstellen und uns ausmalen, was er/sie sagen wird, kann das dazu führen, dass wir die richtigen Worte parat haben, wenn es so weit ist, und vermeiden, das Falsche zu sagen. Die mentale Simulation ersetzt zwar nicht das tatsächliche Handeln, aber sie ist die nächstbeste Lösung. Geschichten sind wie Flugsimulatoren für das Gehirn.
Storytelling statt uninspiriertes Folienkopieren
Wichtige Präsentationen werden oft über Wochen von Fach- und Führungskräften im Team vorbereitet. Das Ergebnis ist aber meistens nur eine der üblichen, langweiligen PowerPoint-Dokumentationen. Und genau das ist das Problem! Anstatt Zeit zu investieren, um die Dokumentation in eine inspirierende, publikumswirksame Geschichte zu verwandeln, wird unnütz Zeit damit vergeudet, Berge von vorproduzierten Folien zu durchforsten, die dann lediglich neu arrangiert werden. Dies ist umso unverständlicher, als dass wir alle jeden Tag Geschichten erzählen. Und warum tun wir das? Geschichten bereiten uns darauf vor, auf Situationen schneller und effektiver zu reagieren. Eine klare und prägnante Geschichte kann einem Redner die nötige geistige Klarheit geben, um souverän zu präsentieren. Eine Geschichte lädt die Menschen zum Mitmachen ein. Sie sollte das Problem, über das man spricht, veranschaulichen und eine konkrete, reale Lösung bieten. Einige der besten Redner beginnen mit einer Geschichte und schließen ihre Rede mit einer Geschichte ab. Eine Idee, die in eine Geschichte verpackt ist, lässt sich leichter wiederholen bzw. weitererzählen.
Eine gute Geschichte will vorbereitet sein
Wirksame Präsentationen sind das Ergebnis einer guten Vorbereitung. Ineffektive Präsentationen haben ihren Ursprung in schlechter Planung. Präsentieren ist eine kreative Tätigkeit, und Kreativität erfordert, dass man sich eine Auszeit von den Ablenkungen um einen herum nimmt. Dies ist wichtig, damit sich Konzentration und Kreativität entfalten können. Aber es braucht eine gewisse Zeit, die richtigen Ideen zu sammeln und die Präsentation zu planen und vorzubereiten. Das Publikum verzeiht kleine Fehler in der Präsentation – nobody is perfect – aber es verzeiht nicht, wenn es merkt, dass die Präsentation nicht richtig vorbereitet wurde und es eine Präsentation aus der Konserve vorgesetzt bekommt. Wer eine Wirkung erzielen will, muss zudem sein Publikum kennen. Wer hört sich die Präsentation an und warum, sind die entscheidenden Fragen, damit eine authentische Präsentation den Intellekt und die Emotionen des Publikums anspricht. Aussagekräftige, kurze Schlagzeilen wecken die Aufmerksamkeit des Publikums und geben ihm einen Grund zuzuhören. Eine Schlagzeile sollte kurz und einprägsam sein, z. B. „Heute wird Apple das Telefon neu erfinden.“ (Steve Jobs).
Es geht nicht um das „Was“ oder „Wie“, sondern um das „Warum“
Bei den einflussreichsten Führungskräften und Unternehmen steht immer das „Warum“ im Zentrum ihres Handelns. Die meisten Organisationen und Menschen können sagen, was sie tun und sogar, wie sie es tun, aber nur wenige können sagen, warum sie es tun. Die meisten Präsentatoren konzentrieren sich nur auf das „Was“ und verbringen dann etwas Zeit mit dem „Wie“. Die entscheidende Frage, die sich jeder Präsentierende stellen sollte, ist die folgende: Warum kommen die Leute? Die Antwort auf diese Frage hilft, den eigentlichen Zweck des Vortrags zu erkennen und den Schwerpunkt auf das Publikum zu legen. An den Anfang jeder Präsentation gehört daher die Beantwortung der Frage, warum es wichtig ist, zuzuhören. Anschließend bleibt genug Zeit, dies unter Beweis zu stellen. Das Bedürfnis des Publikums, einen Nutzen aus der Präsentation mit nach Hause zu nehmen, muss im Zentrum jeder Präsentation stehen. Und der sollte klar, deutlich, mit Nachdruck und Begeisterung erklärt werden. In jeder seiner Präsentationen legte Steve Jobs den Fokus auf den Nutzen neuer Produkte oder Funktionen. Warum sollte man ein neues iPhone kaufen? Weil es doppelt so schnell ist wie die Produkte der Mitbewerber.
Die Kernbotschaft ist der Plot, die Storyline die Struktur der Geschichte
Die Kernbotschaft fasst die Geschichte zusammen, hilft, konkret zu bleiben und enthält eine kurze Bewertung. Sie unterstützt die Ziele der Präsentation. Sie ist das, woran sich die Zuhörer erinnern sollen. Es gibt in der Präsentation eine Reihe von unterstützenden Argumenten, Ideen und Fakten, aber nur eine Kernbotschaft. Die Kernbotschaft sollte sich keiner negativen Sprache bedienen, sie sollte relevant, einfach, direkt und klar formuliert sein. Eine bildhafte, emotionale Sprache illustriert die Botschaft. Die Storyline gibt der Präsentation eine Struktur, die die relevanten Elemente des Themas umfasst und eine zwingende, logische Reihenfolge für diese Elemente bietet. Die Gliederung sollte sich dabei immer an den Interessen oder Anliegen des Publikums orientieren.
Als hilfreich bei der Entwicklung einer Storyline haben sich diese drei Fragen erwiesen:
Welche Elemente sind für die Zuhörer am relevantesten und überzeugendsten?
Welche technischen Details sind notwendig und ebenso wichtig?
Welche sind überflüssig?
Geschichten begleiten unser Leben seit Anbeginn der Menschheit
Die Menschen wollen nicht nur Fakten und Produkte. Sie wollen Geschichten hören, mit denen sie sich identifizieren können. Einer langweiligen, nicht fesselnden Präsentation hört niemand zu. Der Mensch ist der geborene Geschichtenerzähler seit jeher und er will genauso gerne Geschichten hören. Seit Anbeginn der Menschheit hing unser Leben von Geschichten ab, von Geschichten über Erfahrungen und bewährte Vorgehensweisen. Aus diesem Grund sträubt sich unser Gehirn gegen alles, was nicht nach einer Geschichte klingt. Und das ist der Grund, warum viele Menschen bei PowerPoint-Präsentationen einschlafen! Steve Jobs bediente sich dieses Ur-Mechanismus. Er stellte Apple als den kleinen David dar, während Microsoft und IBM der große, böse Goliath waren. Das ist die klassische Underdog-Story. Sie weckt Sympathie und sie funktioniert. Handlungen machen den Zuhörer dabei neugierig, wie die Geschichte weitergeht und ermöglichen den Beginn einer weiteren spannenden Geschichte. Mit einer guten Geschichte am Anfang einer Präsentation gewinnt man die Aufmerksamkeit des Publikums, mit einer guten Geschichte am Ende gewinnt man das Projekt bzw. den Auftrag. Konkrete Geschichten können helfen, die Denk- und Verhaltensweisen der Menschen zu verändern. Mit einer guten konkreten Geschichte oder einem Beispiel kann sich das Publikum wesentlich besser identifizieren als mit nackten Branchenanalysen, Kapitalwertberechnung oder einem Sieben-Punkte-Plan für Veränderungen. Die Person, die in der Lage ist, eine wirksame Unternehmensgeschichte zu erzählen, wird als souverän wahrgenommen und verdient das Vertrauen der anderen.
Überzeugung braucht eine gute Geschichte
Die überwältigende Mehrheit der Geschäftspräsentationen dient lediglich der Vermittlung von Daten, nicht der Überzeugung. Die unvermeidliche Reaktion des Publikums auf das reine Abladen großer Datenmengen ist nicht die Überzeugung, sondern der MEGO-Effekt (My Eyes Glaze Over). Der MEGO-Effekt tritt auf, wenn Geschichten kompliziert sind, wenn Kontinuität fehlt, wenn die Zuhörer überfordert sind und wenn der Vortragende keine klare Bindung zu den Zuhörern aufbaut. Der Zuhörer schaltet ab. Das alles passiert, wenn die Geschichte unklar, bruchstückhaft oder übermäßig komplex ist. Denn dann müssen die Zuhörer hart arbeiten, um zu verstehen, was der Präsentierende meint. Diese harte Arbeit führt schließlich zu Widerstand, dann zu Irritation und schließlich zu Vertrauensverlust. Man kann das Publikum zum Staunen bringen. Aber dazu muss man sich bemühen, eine Verbindung herzustellen und seine Geschichte zu personalisieren und zu emotionalisieren. Aktuelle Ereignisse und Informationen, die für das Thema und das Publikum relevant oder neu sind, können dafür sorgen, dass die Zuhörer von dem umfassenden Wissen und der Aktualität beeindruckt sind.
Über Reinhard F. Leiter
Reinhard F. Leiter war von 1972 bis 1981 in den Funktionen Leiter Aus- und Weiterbildung und Personalleiter in der Bayer Group tätig. Von 1982 bis 2013 leitete er bei Allianz SE das Zentrale Bildungswesen und war Head of Executive Events. Für diese Unternehmen war er auf allen fünf Kontinenten und in über dreißig Ländern tätig.
Reinhard F. Leiter war Gründungsmitglied des „Arbeitskreises Assessment Center-Führungskräfteauswahl und Entwicklung in DACH“ und jahrelang Vorsitzender dieses Vereins.
Er ist heute certified Coach für Unternehmer ,Senior Leaders und Executive Coach bei SELECTEAM.
Reinhard F. Leiter publiziert regelmäßig.
Neu erschienen sind :
„Global Coaching Excellence? A holistic approach“, Windmühle-Verlag, ISBN 978-3-86451-060-1 gemeinsam mit Dr. Werner Krings.
Reinhard F.Leiter, „Presentation Excellence – A holistic approach“, Windmühle-Verlag, ISBN 978-3-86451-039-7
Reinhard F. Leiter, „Quality Standards of Presentation Excellence“, www.reinhardfleiter.com
Professional Certificate in Coaching (PCIC) / Foundation in Coaching: Henley Business School at University of Reading GB: Certified
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