Theo König ist Experte für das Thema „Zeit“ bei der M-SOFT Organisationsberatung GmbH. Seit über 30 Jahren bietet das Dissener Unternehmen Software-Branchenlösungen mit Blick auf die ganzheitlichen Prozesse. Durch das langjährige Know-how – auch durch das hauseigene Zeitsystem TIME4 – weiß König, dass in vielen Betrieben noch mit handschriftlichen Stundenzetteln die Zeiten erfasst werden und welcher Gewinn den Unternehmen durch eine fehlende Digitalisierung entgeht.
Theo König kennt aus der Praxis die Herausforderungen und Vorzüge, die die Einführung einer digitalen Zeiterfassung mit sich bringt.
Warum sollte man auf eine digitale Zeiterfassung setzen. Welche direkt erkennbaren Vorteile bieten sich für das Handwerk?
Viele Betriebe arbeiten mit den klassischen handschriftlichen Stundenzetteln. Diese werden oftmals zu spät im Büro eingereicht, dann fehlen Stunden oder der Zettel ist nicht lesbar. Im Büro müssen diese Stunden dann manuell eingegeben werden zur weiteren Verarbeitung. Das verzögert Prozesse und birgt viele Fehlerquellen.
Mit einer digitalen Zeiterfassung kann der Mitarbeiter seinen Stundenzettel digital ausfüllen. Seit es im Büro oder von unterwegs, z.B. auf der Baustelle über das Smartphone. Die Daten werden dann an das Back-Office der Zeitverwaltung übergeben. Auch Fehl- und Leerlaufzeiten werden so auf einen Blick gesehen und können reduziert werden.
Das ist natürlich eine Umstellung für die Mitarbeiter. Wie wird die digitale Zeiterfassung angenommen?
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Mitarbeiter auf diesem Weg mitgenommen werden müssen. Der beste Einstieg ist eine mitarbeiterorientierte Einführungsschulung, damit das Verständnis geschärft und gezeigt wird, dass alles ganz einfach geht. Dabei ist auf eine Zeiterfassungs-Lösung zu setzen, die selbsterklärend funktioniert und durch die Zuteilung von Rechten jedem Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Felder zeigt. Im zweiten Schritt ist dann die Erklärung des Nutzens für das gesamte Unternehmen enorm wichtig, zu dem jeder einzelne beitragen kann.
Viele Anbieter ergänzen Ihre Zeiterfassung mit weiteren Funktionen. Wobei ist darauf zu achten?
Da hat jede Branche ihre individuellen Anforderungen. Ganz wichtig im Handwerk ist z.B. die Dokumentation der Baustelle. Relevant ist dabei die Einbindung von Fotos, Zeitstempel und ergänzenden Kommentaren. Erst das macht die Dokumentation für ein Bautagebuch komplett.
Ein anderer Vorteil, den auch unsere Kunden schätzen, ist die Anbindung der GPS-Daten. Dabei muss den Mitarbeitern vermittelt werden, dass das keine Kontrolle ist, sondern vielmehr eine ergänzende Information für den Baustellenbericht. Die Mitarbeiter im Büro haben so die Möglichkeit, schneller Auskunft zu geben und Mitarbeiter effizienter zu koordinieren.
Über das Back-Office im Büro erhält das Unternehmen ergänzende Funktionalitäten, wie z.B. die Berücksichtigung individueller Arbeitszeitmodelle (Tarifvertrag, Halbtagskräfte etc.) oder die Erstellung von Auswertungen z.B. für eine Überstundenstatistik. Mit dem richtigen System eröffnen sich hier vielfältige Möglichkeiten.
Welche Kosten sind bei der Anschaffung einer Zeiterfassungs-Software zu berücksichtigen?
Hier muss man grundsätzlich schauen, wie die Software betrieben wird: ist es eine einmalige Investition für einen Kauf? Hier kann u.U. die Firmenkasse doch recht stark belastet werden. Zeitgemäßer sind im Allgemeinen gehostete Lösungen (Stichwort SaaS = Software as a Service), deren monatliche Kosten der Kunde selber bestimmen kann. Die „Software-Miete“ kann dann durch die Unternehmensgröße und das Nutzungsverhalten variieren. Bei einer Hosting-Variante muss auch keine neue Hardware angeschafft werden, der Kunde muss sich um nichts kümmern, die Software wird quasi als Dienstleistung bereitgestellt. Auch können vorhandene Smartphones und Tablet-PCs ggf. weiterhin genutzt werden, wenn mobil erfasst werden soll. Insgesamt ist das Hosting-Model also eine interessante Möglichkeit, vollen Leistungsumfang mit geringen Mitteln zu erhalten.
Mehr Informationen rund um eine digitale Personalzeiterfassung finden Sie hier: pze.msoft.de
Die M-SOFT Organisationsberatung bietet seit über 30 Jahren Software-Lösungen für Handwerk, Industrie und Handel. Über 5.500 Kunden in der DACH-Region setzen auf das langjährige Know-how und eine umfassende Betreuung des Branchenexperten und des gesamten Netzwerks von Niederlassungen und Fachhandelspartnern.
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