Es wird Frühling. Das ist die beste Zeit, um Haus und Wohnung gründlich auszumisten und auf Vordermann zu bringen. Was viele bei ihrer großangelegten Reinigungsaktion häufig vergessen: Auch digitale Geräte wie Smartphones, Laptops und Online-Speicher sollten beim Frühjahrsputz nicht außen vor bleiben. Denn alte Daten und Dokumente, die nicht sachgemäß abgelegt, gespeichert oder auch gelöscht werden, können nicht nur für Chaos im Kopf sorgen, sondern auch ein echtes Sicherheitsrisiko sein und unnötige Speicherkapazitäten binden. Hier fünf Tipps des Experten für intelligente Content-Lösungen Hyland, um digital aufgeräumt und sicher in die warme Jahreszeit zu starten:
1. Papierdokumente digitalisieren
Obwohl heute schon viele Dokumente und Prozesse über E-Mail, Apps und Portale digital ablaufen, findet auch der ein oder andere Vertrag oder Beleg in papiergebundener Form seinen Weg in die eigenen vier Wände. Was nicht mehr gebraucht wird, kann konsequent recycelt oder entsorgt werden. Doch auch wichtige Dokumente müssen nicht immer in Papierform aufbewahrt werden und können daher einscannt und digital verwaltet werden. Das geht heute schon ganz praktisch auch per App mit vielen Smartphones.
2. Unnötige Dateien löschen
So wie sich mit der Zeit unnötige Papierstapel auf dem Schreibtisch anhäufen, sammeln sich auch alte Fotos, Dokumente und anderen Dateien auf unseren Geräten. Daher gilt: Konsequent alte und unnütze Dateien löschen. Das hilft, einen klaren Kopf zu behalten, produktiver zu arbeiten und Speicherplatz zu sparen. Tipp: Mit erweiterten Suchfunktionen lässt sich nach dem letzten Änderungsdatum einer Datei suchen. Liegt dies weit in der Vergangenheit, oder bei Kontoauszügen von Privatpersonen mehr als drei Jahre zurück, ist das ein Indiz dafür, dass diese Dateien gelöscht werden könnten. Auch der Download-Ordner und der digitale Papierkorb sollten bei dieser Gelegenheit überprüft und geleert werden.
3. Bilder und Dokumente zusammenfassen
Wir alle nutzen eine Vielzahl unterschiedlicher Endgeräte und Anwendungen – von Laptop, über Tablet bis hin zu Smartphone, Social-Media-Plattformen und anderen Apps. Jedes dieser Geräte und Anwendungen speichert Bilder, Dokumente, Videos und Audios. Das bedeutet auch: Wenn man etwas Bestimmtes braucht, geht die Sucherei los – und das Suchen über verschiedene Speicherorte hinweg kann zur Herausforderung werden. Daher ist es insbesondere für wichtige Dokumente und Inhalte entscheidend, diese zu bündeln und zentral zu speichern. Das kann auf einer (externen) Festplatte geschehen oder aber in einem gut gesicherten Cloud-Speicher.
4. Übersichtliche Ordnerstruktur erstellen
Nach entrümpeln und zusammenführen kommt organisieren. Hilfreich ist dabei der Aufbau einer übersichtlichen Ordnerstruktur mit einer intuitiven Benennung der Ordner, die das Suchen von Inhalten erleichtert. Dabei ist empfehlenswert, dass diese maximal zwei Unterordner haben. Das erleichtert ein effizientes Navigieren der Ordnerstruktur und ein schnelles Arbeiten.
5. Backups erstellen
Nicht ist ärgerlicher, als wenn der Laptop abstürzt oder das Smartphone beschädigt wird und sämtliche Inhalte verloren gehen. Mit regelmäßigen Backups kann man das Risiko des Datenverlusts minimieren. Dabei kann entweder eine externe Festplatte genutzt werden oder ein sicherer Cloud-Speicher, der den Vorteil hat, dass man jederzeit und überall auf die Inhalte zugreifen kann.
6. E-Mail-Postfach entrümpeln
Viele kennen es: Das E-Mail-Postfach quillt über. Manche sortieren die eingehenden Nachrichten feinsäuberlich in Ordner. Doch auch dort sollten insbesondere wichtige E-Mails mit sensiblen Daten, wie z. B. Korrespondenz zu Steuerbescheinigungen oder Bankgeschäften, nicht dauerhaft verbleiben. Postfächer können einfach gehackt werden und sind damit ein potenzielles Sicherheitsrisiko. Besser ist der Export an einen sichereren Ablageort. Ein netter Nebeneffekt der digitalen Entrümpelung: produktiveres Arbeiten ohne „E-Mail-Leichen“, die ein schlechtes Gewissen machen, weil sie bearbeitet werden wollten.
7. Newsletter abbestellen
Je mehr E-Mails in unserem Postfach landen, desto schwieriger wird es, diese zu verwalten. Daher hilft ein kritischer Blick auf eingehende Nachrichten inklusive der abonnierten Newsletter. Sie haben einmal vor fünf Jahren für einen Safari-Trip bei einem Online-Outdoor-Shop bestellt und erhalten seither jede Woche ein Update mit den neuesten Survival-Gadgets, obwohl Sie eigentlich nur noch nach Italien fahren? Dann heißt es abbestellen, weniger Mails erhalten – und außerdem weniger CO² produzieren.
8.Automatisierung auch zuhause nutzen
Automatisierung klingt kompliziert und nach professionellem Content-Management im Unternehmen. Doch auch Privatpersonen können sich mit kleinen Tricks viele Handgriffe sparen: Richten Sie beispielsweise automatische Regeln in Outlook ein, um alle Nachrichten eines bestimmten Absenders, automatisch in einen Ordner zu verschieben. Das spart Zeit, ermöglicht ein strukturierteres Lesen, Bearbeiten und Verwalten der eingehenden Nachrichten und erleichtert zukünftiges Aufräumen.
9. Ungenutzte Apps löschen
Apps sind schnell und mit wenigen Kicks heruntergeladen: im letzten Urlaub die regionale Nahverkehrsapp, den Tracker eines Sportevents oder eine Social-Media-App, die sie dann nie genutzt haben. So schnell wie die Anwendungen heruntergeladen sind, werden sie häufig auch vergessen. Sie beanspruchen Arbeitsspeicher, verlangsamen Prozesse – und sammeln im schlimmsten Fall auch noch Daten im Hintergrund. Machen Sie daher eine Inventur ihrer mobilen Apps und deinstallieren sie alle, die sie nicht mehr brauchen.
10. Sichere Passwörter vergeben
Wenn man schon am Aufräumen ist, kann man es auch richtig machen und sich außerdem der eigenen digitalen Sicherheit widmen. Jahr um Jahr machen Zahlenfolgen wie „12345678“ und „Passwort1“ als beliebteste Passwörter Schlagzeilen. Verbessern Sie ihre Sicherheit indem Sie für jedes Nutzerkonto ein eigenes Passwort vergeben, verwenden Sie Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen und informieren Sie sich über weitere Tipps zur Passwortsicherheit. Auch ein Passwort-Manager kann helfen, den Überblick zu behalten und sichere Passwörter zu vergeben.
So vorbereitet kann der Frühling kommen. Außerdem ist die Basis gelegt für ein organisiertes Arbeiten und Verwalten der persönlichen Bilder, Daten und Dokumente gelegt, sodass Sie in Zukunft mit wenigen Handgriffen wieder den vollen Durchblick haben und sicher aufgestellt sind.
Weitere Informationen zu Hyland und seinen intelligenten Content-Lösungen unter: www.hyland.com/de
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Hyland bietet branchenführende Technologie-Plattformen und ermöglicht es seinen Kunden, Menschen und Inhalte effizient für bessere digitale Erfahrungen verbinden. Tausende von Unternehmen weltweit – darunter mehr als die Hälfte der „Fortune 100“ – vertrauen auf die intelligenten Lösungen von Hyland, um Inhalte, Daten und Prozesse nahtlos zu integrieren und Interaktionen zu verbessern. Weitere Informationen finden Sie unter: Hyland.com/de-de.
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